Como pequenas decisões fazem grandes empresas perderem milhões em viagens corporativas – Por : Daniel Navarro Matias, diretor de Operações da Argo Solutions

Uma operação de viagens corporativas pode saltar de R$ 36 milhões para R$ 50 milhões ao ano sem que isso signifique um aumento relevante na demanda. O problema raramente está em grandes decisões, mas na repetição de pequenas escolhas feitas fora da política. A gestão de despesas deixou de ser um tema operacional para ser um tema estratégico financeiro.

Em empresas com alto número de deslocamentos, a gestão de viagens passou a impactar diretamente a margem, a eficiência operacional e a previsibilidade financeira. Em operações de grande escala, pequenas variações de custo ganham proporções relevantes rapidamente. Uma operação com cerca de dois mil trechos aéreos por mês, com ticket médio de R$ 1.500, movimenta aproximadamente R$ 36 milhões por ano apenas em passagens.

A diferença entre controle e descontrole está na consistência das decisões do dia a dia. Sem critérios claros e mecanismos de governança e de compliance, o orçamento perde sua função prática.  Pequenas variações vão se acumulando ao longo do tempo até alterar significativamente o patamar de gastos. É assim que operações que deveriam se manter próximas de R$ 30 milhões em custos acabam se aproximando de R$ 50 milhões ao longo do ano, mesmo sem um crescimento relevante da demanda.

No cenário global, o estudo 2026 Travel Industry Outlook, da Deloitte, já sinaliza mudanças e mostra que a parcela de viajantes corporativos frequentes dispostos a manter o ritmo de viagens caiu de 63% para 53% em um ano. O movimento indica uma revisão no padrão de gastos e aumenta a pressão sobre os orçamentos, mas ainda não redesenha o cenário em muitas empresas.

O problema não está no volume, mas na variação. Um mesmo trajeto pode custar de R$ 500 a mais de R$ 4.000, dependendo do momento da compra, do canal utilizado e da aderência às políticas internas.

Sem acompanhamento contínuo, essa diferença deixa de ser pontual e passa a se repetir ao longo do tempo. A gestão de despesas assume, assim, um papel direto no desempenho financeiro. Isso impacta margem, planejamento e alocação de recursos. Sem visibilidade e integração entre dados e processos, escolhas por conveniência passam a substituir critérios objetivos de custo.

Há também um efeito operacional relevante. Processos manuais de prestação de contas, conferência e auditoria consomem tempo e mantêm equipes presas a atividades repetitivas. Em operações maiores, esse esforço escala e reduz a produtividade. Quando há integração entre sistemas e centralização das informações, o fluxo se torna mais eficiente. As despesas passam a ser registradas e validadas quando ocorrem, dentro das políticas preestabelecidas, reduzindo retrabalho e liberando as áreas para análise e tomada de decisão.

A governança ganha importância nesse contexto. Em estruturas descentralizadas, a falta de padronização dificulta a leitura dos dados e a identificação de desvios. O impacto não vem de eventos isolados, mas da repetição de pequenas diferenças recorrentes.

Empresas de grande porte convivem com essa dinâmica diariamente. Indústria, setor financeiro, energia e consumo operam em escala, onde qualquer inconsistência se multiplica. Ainda assim, o tema segue restrito a áreas técnicas e pouco presente na agenda executiva. Organizações que estruturam esse controle conseguem melhorar resultados sem depender de aumento de receita.

A gestão de despesas precisa ser tratada como parte da estratégia financeira das empresas. Não como processo administrativo isolado, mas como elemento que influencia diretamente o uso de recursos e a construção de resultados.

No fim, o que está em jogo é a capacidade de acompanhar com precisão onde e como o dinheiro está sendo gasto.

Sobre Daniel Navarro Matias

Mais de 25 anos de atuação na indústria de viagens corporativas, gerenciando operações com foco em eficiência, escala e experiência do cliente. Diretor de Operações da Argo Solutions, lidera estruturas de alta complexidade e equipes na América Latina. Especialista em projetos de reestruturação e expansão, atua com forte orientação a dados, definição de estratégias e gestão de performance por meio de KPIs e SLAs. Possui experiência na implementação de projetos de CRM e Business Intelligence, utilizando metodologias ágeis como Scrum Master e Product Owner, conectando visão executiva à operação.