Automatização da comunicação nas paradas gerais, um caminho sem volta – Por: Tiago Ferraz é Engenheiro de Produção, pós-graduado em Engenharia de Negócios e Gestão de Negócios Inovadores; e Coordenador de Contratos da Diretoria de Papel & Celulose, Agronegócio e Alimentos na Timenow.

A transformação digital na gestão de projetos tem sido cada vez mais relevante para o sucesso dos empreendimentos. O uso de tecnologias garante maior eficácia, celeridade e produtividade, bem como redução de custos e de erros humanos. No gerenciamento de processos de Parada Geral e Parada de Manutenção, embora em menor escala, as soluções digitais direcionadas à comunicação também são progressivamente mais utilizadas para que elas sejam realizadas sem atropelos e dentro do programado.

Embora essenciais ao funcionamento pleno das operações e longevidade de máquinas e equipamentos, esses projetos, como os próprios nomes já revelam, significam linhas de produção paralisadas, e uma boa administração evita perdas além das já previstas para esses tipos de eventos, sempre sensíveis aos caixas das indústrias. No entanto, uma parcela das empresas ainda permanece analógica em relação a esta questão, como evidenciam alguns estudos.

Pesquisas indicam que falhas na comunicação são apontadas por gestores como as principais responsáveis pelo fracasso de projetos. Segundo estudo do Project Management Institute (PMI) com mais de 300 empresas de grande porte, 76% delas disseram que os erros comunicacionais foram decisivos nos casos de insucessos, embora os coordenadores utilizem, em média, de 70% a 90% de seu tempo para se comunicar com os diversos profissionais das mais variadas áreas envolvidas nas paradas, cujo volume de atividades é considerável.

Esses dados ressaltam a importância crítica da comunicação e como ela pode impactar significativamente os resultados. Indústrias que direcionam investimentos para a modernização dessas práticas comunicativas por meio da tecnologia são capazes de colher vantagens significativas em termos de produtividade, otimização de recursos e êxito na finalização de projetos, particularmente quando eles são mais complexos e embutem muitos desafios.

As comunicações em projetos ocorrem de maneira abrangente tanto internamente, envolvendo a equipe principal, quanto externamente, englobando diferentes níveis hierárquicos da organização. Ela se desdobra de forma vertical entre os níveis superiores e inferiores da estrutura organizacional, e de maneira horizontal, onde os membros da equipe interagem entre si.

O maior desafio na comunicação de paradas é gerir um número expressivo de canais e de profissionais. Quanto maior for essa quantidade, maior será a probabilidade de surgirem ruídos, como as divergências de opiniões sobre determinados processos, a falta de feedback ou retornos demorados sobre questões cruciais, informações em excesso ou truncadas, documentos e relatórios paralelos aos oficiais, e dificuldade no rastreamento de dados para formulação de relatórios gerenciais, para citar apenas alguns problemas a serem administrados e que tomam muito tempo dos gestores.

A automatização das comunicações nas paradas gerais e de manutenção elimina esses ruídos. O software de gestão centraliza as informações em um único banco de dados e a responsabilidade pela inserção fica em poucas mãos gerenciais, ou seja, o passo a passo das atividades é registrado de maneira organizada, ao mesmo tempo em que esse fluxo está disponível para todos os colaboradores e stakeholders envolvidos no evento, e em tempo real.

O sistema também evidencia quais etapas do processo merecem mais atenção, bem como os motivos para isso, além de enviar lembretes automáticos aos responsáveis pelas tarefas pendentes, registrando esses feedbacks. A automatização permite ainda que todas essas informações possam ser acessadas por meio de computadores, celulares e tablets a qualquer momento e em qualquer local no mundo, o que garante a rápida tomada de decisões.

Principais benefícios da comunicação automatizada

Centralização das informações – A disposição de informações em um local central proporciona maior controle sobre o processo de comunicação e facilita o acesso e a recuperação de dados por parte dos envolvidos. Também dá maior autonomia aos receptores, que buscam apenas aquelas necessárias para suprir suas áreas. Ela também reduz a probabilidade de perda das informações, garantindo que todos os envolvidos tenham acesso aos dados relevantes.

Foco no projeto – Entre os principais benefícios da automatização dos processos de comunicação, estão o maior foco nas ações do projeto que representam riscos reais para o sucesso das paradas; aceleração das reuniões de acompanhamento, permitindo que os gestores concentrem energia nas questões que realmente exigem atenção; e a disponibilização de dashboards gerenciais com opções de filtragem de dados para melhor direcionamento das ações aos responsáveis correspondentes.

Relatórios digitais e simplificados – O sistema permite a implementação de relatórios digitais, fornecendo informações por meio de um One Page Report e dashboards. Com as informações centralizadas, a elaboração e emissão de relatórios e apresentações são mais simples e ágeis, gerando economia de tempo e esforço da equipe de planejamento.

Facilidade de acesso – A automatização flexibiliza e amplia o acesso às informações, pois o sistema é disponibilizado por meio de dispositivos como computadores, celulares ou tablets.

Cabe ressaltar que a implementação da automatização é sempre cercada de medidas de segurança da informação, com nuvem certificada por órgãos internacionais, bem como o controle de acesso dos usuários: apenas áreas pré-estabelecidas de acordo com o cronograma gerencial realizam a inserção de informações – atas de reuniões, planejamento das ações, contratos, documentos, apresentações, fotos, entre outras.

Ao promover a convergência entre a comunicação e a implementação da transformação digital, as paradas gerais e de manutenção podem ser conduzidas de maneira mais ágil, colaborativa e assertiva. E cada vez mais indústrias e gestores de projetos têm despertado para esses resultados, o que mostra que o caminho é sem volta.