Fluxo de caixa: como evitar surpresas e garantir a saúde financeira da empresa

Saber em tempo real como andam as entradas e saídas de caixa da empresa é primordial para manter um negócio eficiente

Para operar de forma eficiente, toda empresa precisa de uma organização interna para atender às demandas do cotidiano. Muito se fala em logística para organizar entradas de produtos ou insumos, organização de escala para colaboradores, campanhas de marketing para atingir maiores parcelas do mercado e métodos de produção ou vendas mais eficientes. Mas existe uma área, pouco explorada e que, se não for organizada corretamente, pode comprometer toda a operação de qualquer empresa: o controle do fluxo de caixa.

O que é fluxo de caixa?

De maneira simples, o fluxo de caixa é uma ferramenta organizacional para fazer o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro realizadas pela empresa. Geralmente, o controle é feito mensalmente, mas existem gestões que preferem fazer semanalmente.

Com todas as informações de entradas e saídas em mãos, fica mais claro o panorama sobre a saúde financeira da empresa, de maneira acessível. Com essa ferramenta, torna-se mais fácil visualizar onde estão as despesas, os gastos essenciais e as receitas geradas no mês. Com essas informações, as tomadas de decisão sobre investimentos ou cortes de gastos acabam sendo mais eficientes.

Por que é importante ter fluxo de caixa?

A falta de controle sobre o fluxo de caixa pode levar a sérias consequências para a empresa. Quando um estabelecimento não faz o monitoramento das finanças, pode ocorrer um desequilíbrio financeiro, em que a empresa pode ficar em déficit para poder comprar novos insumos, cumprir a folha de pagamento dos colaboradores e honrar compromissos.

Obviamente, imprevistos podem acontecer, como manutenções inesperadas, quedas de vendas, aumento do preço dos produtos, etc. Quando não existe o controle e o acompanhamento sobre essas variáveis, pode ser tarde demais quando a raiz do problema é descoberta.

Já com o controle firme de entradas e saídas de caixa se torna muito mais ágil a decisão de alterar o plano de negócios para poder contornar situações adversas.

Como implantar um controle de fluxo de caixa?

Implantar o fluxo de caixa é bastante simples. Em grandes empresas, o controle é feito através de um sistema próprio, ligado ao setor financeiro; para pequenas empresas e microempreendedores, o processo pode ser bastante simplificado, com uma simples tabela eletrônica.

Primeiramente, devem ser registradas todas as entradas, cada venda, cada pagamento e todo valor em dinheiro que entra para a empresa, com data, origem e motivo. Para facilitar, é possível criar um controle de recebimento, categorizando os tipos de entradas, como “vendas”, “serviços”, etc.

O segundo passo é criar o controle de despesas, ou saídas. Esse controle deve ser feito da mesma maneira que o controle de recebimento, com todas as informações, como data, motivo da saída e descrição. Nessa categoria, são incluídas as compras de produtos, insumos, impostos, folhas de pagamentos, contas de luz, água, fretes, etc. É de extrema importância categorizar os diferentes tipos de saídas para obter um panorama claro de todos os gastos da empresa.

Por fim, calcule o saldo atual. O cálculo é feito somando todas as entradas e subtraindo todas as saídas dentro do mesmo período. Se o saldo for positivo, a empresa está com a saúde financeira crescente; se o saldo for negativo, significa que está saindo mais dinheiro do que entrando e, portanto, deve ser investigado o motivo.

Por fim, vale lembrar que o fluxo de caixa deve ser atualizado constantemente, a cada transação feita, para manter sempre em dia e melhorar a eficiência do acompanhamento.