Como gerenciar projetos de sucesso em cinco passos – Por: Virgilio Marques dos Santos, CEO da FM2S Educação e Consultoria

Administrar um projeto pode ser comparado a pintar uma obra de arte: requer paciência, habilidade, criatividade e um senso aguçado de direção. Assim como o historiador brasileiro Leandro Karnal nos ensina que cada pessoa é um pintor de sua própria existência, você também é o artista que pode pintar a história do sucesso de seus projetos.

Toda vez que vemos o resultado de um projeto bem executado, isto é, no prazo, no escopo e no custo corretos, dificilmente lembramos do seu gestor. Ao contrário do famoso pintor, que leva o crédito pelos seus quadros, o gestor de projetos costuma somente ser lembrado quando algo dá errado. Este texto é para colaborar com uma reparação histórica aos heróis dos projetos, tão esquecidos em algumas empresas.

Além dessa reverência ao profissional, gostaria de compartilhar com vocês, que desejam trabalhar nessa nobre função, algumas recomendações práticas para gerir bem os projetos. Minhas dicas não excluem a leitura aprofundada de manuais e livros, nem eliminam a necessidade da realização de curso sobre o tema. Apenas compartilham um pouco da experiência de alguém que está nessa atividade desde o estágio, em 2005.

Então, como transformamos projetos em obras-primas bem-sucedidas?

1. Defina seus objetivos claramente: Um bom pintor tem uma visão clara do que quer expressar em sua tela. De maneira semelhante, a gestão eficaz de projetos começa com uma compreensão clara dos objetivos do projeto. É aquela passagem que Edward Deming cita sobre a importância da visão sistêmica. Em projetos, assim como na gestão dos processos, isso é fundamental. Começar um projeto com os objetivos frouxos ou “flexíveis” em demasia é certeza de que haverá tensão e brigas no final.

2. Planeje antes de executar: Assim como um artista esboça antes de pintar, um gerente de projetos eficaz planeja antes de executar. Este passo envolve identificar tarefas, alocar recursos e definir prazos. Vale consultar sempre os especialistas em cada uma das atividades para estimar os prazos com coerência e responsabilidade. Afinal, “chutar” prazos para agradar às partes interessadas é empurrar problemas para o futuro. E, no futuro, esses danados costumam custar muito mais e serem mais penosos.

3. Exerça uma comunicação clara e eficaz: Comunicação é o pincel que um gerente de projetos usa para colorir o caminho do projeto. Ela garante que todos na equipe estejam na mesma página e que cada membro entenda seu papel no projeto. Gerentes de projetos eficazes são mestres nessa arte. Sentam com todos os envolvidos e arrumam tempo para alinhar os objetivos do projeto às metas individuais de cada um dos participantes. Sem esse alinhamento, o engajamento do time será baixo e a entrega ficará comprometida. Manobre para garantir que todos tenham compreendido claramente o que lhes é esperado.

4. Acompanhe e monitore o progresso: Assim como um artista revisa e aperfeiçoa seu trabalho, um gerente de projetos deve acompanhar e monitorar o progresso do projeto, fazendo ajustes conforme necessário para manter o projeto no caminho certo. Alterações são fundamentais ao longo do percurso, pois fatores inesperados acontecem com uma frequência maior do que desejamos. Agora, tome cuidado para não perder a mão. Mantenha todos alinhados em relação ao progresso e esclarecidos sobre os novos rumos. Como um pintor, pequenas alterações, como apagar um cachorro, até o Picasso fazia. Agora, o quadro precisa transmitir a mensagem para a qual ele foi pensado.

5. Cultive uma mentalidade de aprendizado contínuo: Como Karnal nos ensina, o aprendizado é um processo constante e vital. Como gerentes de projeto, devemos estar sempre prontos para aprender com nossas experiências e buscar maneiras de melhorar. Nesse ponto, os cursos de Lean Seis Sigma podem ser uma ferramenta poderosa para melhorar os processos de gestão de projetos. Não são antagônicos, mas complementares.

Lembre-se: a gestão de projetos não é apenas uma ciência, mas também uma arte. Requer a habilidade de equilibrar múltiplos elementos e conduzir uma equipe para alcançar um objetivo comum. Assim como um pintor transforma uma tela em branco em uma obra-prima, um gerente de projetos habilidoso pode transformar uma visão em realidade.

E, para concluir, saiba vender o seu esforço e de todos que participaram do projeto. Comemore com todos os envolvidos os resultados alcançados. Todos merecem compartilhar os ganhos alcançados com seus esforços.