9 dicas para tornar a reunião online mais produtiva

Especialista da Vagas ensina como transformar os encontros virtuais em tarefas mais diretas e objetivas

A pandemia forçou empresas e trabalhadores a trocarem salas, mesas e cadeiras por uma tela de computador. A reunião presencial teve de sair de cena para dar lugar aos encontros virtuais. Essa brusca mudança de comportamento no ambiente de trabalho traz reflexos até hoje, passando pelo excesso de reuniões online até a forma como esses encontros devem ser organizados.

“No formato digital os profissionais conseguem transformar as reuniões presenciais em encontros muitos mais flexíveis e objetivos. Não há necessidade de deslocamento, é mais fácil encaixar papos rápidos na agenda e os atrasos tendem a ser menores”, destaca Lígia Hacker, especialista em RH da Vagas. “Com conversas rápidas e diretas, os participantes podem ter um foco melhor no assunto que deve ser discutido”, completa.

Veja abaixo algumas dicas de como estruturar uma reunião online mais produtiva:

1 – Data e horário adequados – A primeira etapa para preparar a reunião é definir data e horário adequados para todos os participantes. Caso haja algum colaborador com fuso diferente, o ideal é estipular um horário em que a maioria consiga participar dentro do expediente.

2- Disponibilidade – É muito importante garantir que todos os participantes consigam participar do encontro sem que haja conflito de agenda e divisão de atenção em duas atividades.

3 – Ambiente adequado – Encontre um local adequado para ficar durante a reunião. O ideal é uma sala ou espaço iluminado e silencioso, para garantir que não haja ruídos ou interferências durante o papo.

4 – Cuidado com o que vai mostrar – Antes de abrir a câmera e começar o papo, é imprescindível conferir o que aparece atrás de você. Uma pia cheia de louça ou uma cama desarrumada podem causar má impressão. Uma dica é tentar se sentar de costas para um fundo neutro. Caso isso não seja possível, veja se a ferramenta da chamada permite inserir um fundo personalizado.

6 – Tópicos bem definidos – Um dos principais pilares para as reuniões remotas serem mais rápidas e objetivas do que as presenciais é o alinhamento dos pontos importantes do encontro. Garanta que os tópicos estejam alinhados e objetivos aos participantes.

7 – Organize as interações – Durante o papo é importante que todos possam interagir e saibam como fazer isso. Ative o recurso de levantar a mão ou utilizar o chat para que os participantes possam interagir.

8 – Evitar distrações – Diferentes das presenciais, as reuniões online não exigem um momento de quebra de gelo com assuntos não relacionados ao trabalho, como trânsito ou futebol, por exemplo. O ideal é ir direto aos assuntos que devem ser discutidos.

9 – Pequenos intervalos entre as reuniões – Mesmo que sejam mais dinâmicas, participar de diversas reuniões online de forma seguida pode causar estresse e cansaço. Deixe pequenos intervalos entre os encontros, pelo menos 10 minutos. Durante este tempo, é importante levantar um pouco da mesa, tomar água ou ir ao banheiro.

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