Tecnologia auxilia na automatização de tarefas, evita perda de dinheiro e ajuda gestores na gestão e desenvolvimento da empresa; veja a lista
O crescimento da empresa acaba “pegando” muitos empreendedores de surpresa, o que exige um bom planejamento estratégico para saber como conduzir os negócios de maneira organizada desse momento em diante. Um aumento significativo nas demandas e algumas novas necessidades relacionadas à gestão podem ser sinais de que sua empresa está realmente evoluindo. E é exatamente nesse momento que entra a automatização dos processos administrativos.
Segundo uma pesquisa da IDG Research Services realizada com PMEs nos EUA, empresas que usam algum sistema de gestão crescem 35% mais rápido que as outras que não utilizam. A produtividade também aumenta nas empresas que fazem uso de alguma solução, sendo 10% maior que nos outros negócios. No Brasil, de acordo com a Associação Brasileira de Empresas de Software (ABES), o investimento em ferramentas de TI cresceu 4,5% em 2017 – sinal de que, mesmo em momentos de crise, a tecnologia continua ganhando espaço no orçamento das empresas.
Já existem inúmeras ferramentas disponíveis no mercado – com preço acessível – que tem colaborado de forma efetiva para a organização dos processos internos das empresas. Confira 5 inovações:
1. ContaAzul
O ContaAzul é um software de gestão para micro e pequenas empresas, que oferece funções como controle financeiro de vendas e estoque. O app permite fazer esses controles, emitir boletos e notas fiscais eletrônicas, enviar recibos, propostas e contratos e ver relatórios do seu negócio.
Outro benefício é a possibilidade de integrar contas bancárias ao ContaAzul. Ele atualiza sozinho os extratos, vinculando-os ao sistema financeiro da empresa. Isso ajuda na hora de verificar os recebimentos e pagamentos realizados, além de gerar relatórios de fluxo de caixa e de resultados.
Para cadastrar os produtos ou serviços de sua empresa, a sessão do app é chamada de “Itens”. Nela, fica listado tudo o que o responsável já vendeu ou registrou. Para prestação de serviços, o item estará pronto para ser salvo. Para mercadorias, pode anotar a quantidade disponível em estoque – que é baixada a cada venda confirmada. O ContaAzul está disponível em Android e IOS.
2. Slack
O app é um chat e é ótimo para empreendedores que trabalham com tecnologia. Assim como outros serviços de mensagens, ele permite criar conversas em grupos, que por sinal ajuda na comunicação entre pessoas envolvidas em um projeto. Mas a principal vantagem da ferramenta é seu repositório de arquivos.
Ele permite que o usuário faça backup de arquivos e tenha acesso a eles com facilidade, sem ter que trocar de janela. Para isso, é preciso criar um atalho de texto, como “planilha de despesas”. Quando esse atalho é digitado em uma conversa, o arquivo aparece instantaneamente na janela. Além disso, tem integração com redes sociais, serviços de armazenamento em nuvem, entre outros. O Slack está disponível para IOS, Android e Windows Phone.
3. TagPlus Pedidos e Vendas
O app é focado para e-commerce e varejo e também para a área financeira e comercial das empresas. Funciona como uma versão simples e abrangente de uma plataforma de automação comercial. Oferece serviços de emissão de boletos bancários e notas fiscais, fluxo de caixa, controle de estoque, além da possibilidade de consultar pagamentos. Todos os números e dados podem ser analisados em relatórios gerados em PDF ou enviados por e-mail, facilitando o gerenciamento destas atividades.
O aplicativo possui planos a partir de 29,90 mensais e disponível para Android e IOS.
4. Trello
Algumas empresas possuem diversas etapas para a conclusão de um serviço ou produto e seus gestores devem estar atentos a cada uma delas, o que acaba demandando esforço e um tempo precioso.
Uma solução simples e gratuita é o Trello, ferramenta de gerenciamento de equipes e projetos, que pode ser ajustada de acordo com as necessidades de cada usuário. A plataforma organiza as atividades em quadros permitindo adicionar informações como: comentários, links, prazos, além da possibilidade de delegar tarefas específicas para cada funcionário, facilitando assim o gerenciamento das atividades internas e externas da empresa. O app é gratuito e está disponível para Android e IOS.
5. VExpenses
O app é voltado para o mercado corporativo, visando otimizar o tempo gasto por gestores com tarefas de identificação, análise e reembolso de despesas dos colaboradores, que acabam gastando em viagens e outras atividades relacionadas à empresa. Reduz em 88% o tempo gasto na gestão das despesas corporativas – que geralmente é feita de forma manual.
Para utilizar é simples: o funcionário tira uma foto da nota fiscal da despesa e cadastra no app. Os dados do gasto são enviados diretamente para o responsável pelo reembolso, gerando relatórios para monitoramento e auxílio na aprovação dos custos. A empresa paga apenas uma mensalidade no valor de R$14 por funcionário que utilizar o app no mês. Quando o sistema não for utilizado, nenhuma cobrança será feita.
Com os dados históricos, os gestores podem tomar decisões assertivas para otimização contínua desse processo na organização. O VExpenses também está disponível para sistemas Android e IOS, e pode ser baixado gratuitamente.
