O que é a metodologia 8S e por que sua empresa deve adotá-la – Por: Hermínio Gonçalves, CEO da SoftExpert Brasil

A metodologia 8S é uma evolução do programa 5S, que tem como objetivo ampliar as qualidades do popular método de organização e limpeza do espaço do trabalho.

Adotando os mesmos cinco sensos do programa original, o 8S inclui três novos elementos fundamentais visando melhorar o trabalho em equipe, reduzir desperdícios e ampliar a capacitação dos colaboradores.

De acordo com o doutor em Engenharia da Produção, José Abrantes, a metodologia 8S é um programa de mudanças de hábitos e comportamentos — algo que em inglês se chama de Behaviour-Keeping. Com os três novos sensos, o programa foi atualizado para refletir a realidade social e os comportamentos dos trabalhadores brasileiros.

O que significa cada um dos 8 sensos

Os oito sensos da metodologia 8S incluem cinco princípios derivados do programa 5S. São eles:

Seiri (Senso de utilização): A filosofia de eliminar do ambiente de trabalho qualquer coisa que não seja necessária para a sua ocupação. Para isso, é preciso separar ferramentas, peças e instruções necessárias daquelas que não têm utilidade.

Seiton (Senso de organização): Pegar os objetos que sobraram e os organizar com base no fluxo de trabalho. Certifique-se de identificar as peças e as ferramentas para facilitar o uso.

Seiso (Senso de limpeza): Este princípio promove uma campanha de limpeza para manter a área de trabalho livre de sujeiras e impurezas.

Seiketsu (Senso de padronização): A próxima parte do processo é implementar um ciclo de melhoria contínua na sua organização. A partir daqui o Seiri, o Seiton e o Seiso devem virar hábitos diários.

Shitsuke (Senso de autodisciplina): O gestor deve trabalhar para que todos os trabalhadores da equipe conquistem a autodisciplina de continuar o ciclo da 5S em suas rotinas. Os colaboradores devem se esforçar para aplicá-la regularmente.

Com base nesses cinco sensos, foram propostos três novos princípios para melhor adaptar a metodologia às empresas brasileiras.

Shikari Yaro (Senso de determinação e união): Promove a participação da alta direção, que deverá mudar suas atitudes primeiro para dar o exemplo.

Shido (Senso de treinamento): A ideia é incentivar o treinamento profissional e a educação humana. Este princípio desenvolve profissionais mais qualificados e permite a coleta de informações para o resto das etapas.

Setsuyaku (Senso de economia e combate aos desperdícios): Parte mais importante do novo programa, só é implementada quando todos os outros sensos já estão enraizados. Promove a criação de um plano de redução de desperdícios, incentivando a adoção de métodos reconhecidos internacionalmente como controle estatístico de processo (CEP), círculos de controle de qualidade (CCQ) e a filosofia da manutenção.

Como implementar o programa 8s

1. Planejamento do curso de ação

Para começar, é preciso usar o senso de determinação e direção (Shikari Yaro) para organizar a implementação do programa e motivar os trabalhadores a seguirem na mesma direção. Para isso, é preciso delimitar o escopo da iniciativa, definir pontos de contato, planejar o cronograma, definir critérios de avaliação, coletar informações e criar o calendário de treinamentos.

2. Treinar os colaboradores

O próximo estágio envolve os esforços de preparação e educação para que a equipe tenha o conhecimento necessário para implementar a 8S com sucesso. Esse é o momento de garantir que todos estejam alinhados com objetivos e responsabilidades. Conduzir treinamentos variados, como workshops, seminários e cursos online é o modo para atender os diferentes estilos de aprendizado do time.

3. Implementar a utilização, organização e limpeza

Os passos 3, 4 e 5: Seiri, Seiton e Seiso envolvem uma parte operacional do processo, mas também é quando é vista a maior diferença visual no ambiente de trabalho.

É importante criar um inventário detalhado de peças e ferramentas. Determinar o que é utilizado no trabalho e o que não é também se torna essencial, organizando os itens que sobraram de maneira lógica e eficiente.

4. Padronizar o sistema e desenvolver a autodisciplina

Esses passos são importantes para manter os melhores resultados atingidos nas primeiras etapas, garantindo o sucesso da organização a longo prazo.

Para isso, é preciso criar padrões para manter a organização e a limpeza alcançadas. Desenvolver processos claros e consistentes para as tarefas e criar ferramentas de gestão visual são dicas essenciais.

5. Implementar um senso de economia e redução de desperdícios

Para integrar o princípio de Setsuyaku dentro da metodologia, é importante identificar áreas de ineficiência nos processos e práticas atuais e avaliar onde tarefas que podem ser otimizadas.

Após isso, estratégias serão desenvolvidas para minimizar o desperdício e otimizar fluxos. Nesse sentido, é preciso criar uma cultura de economia entre os colaboradores, encorajando-os a pensar de maneira crítica sobre o uso de recursos.

6. Monitorar e avaliar a efetividade dos treinamentos

Certifique-se de que os programas de treinamento estão evoluindo de modo consistente para atender às necessidades da sua organização e dos colaboradores. Implemente um sistema para monitorar e avaliar a eficácia dos programas de treinamento.

A metodologia 8S se apresenta como uma poderosa ferramenta de transformação organizacional. Ela não apenas é capaz de otimizar os espaços físicos de trabalho, como também os hábitos e comportamentos dos colaboradores.

Ao incorporar os três novos sensos, o 8S vai além da simples organização e limpeza, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo, capacitado e eficiente. Implementá-la requer um compromisso com o treinamento contínuo e a melhoria constante, mas os resultados podem ser substanciais.