Realizar um evento para sua empresa pode ser mais complicado do que parece. Não basta agendar um local, contratar um mestre de cerimônias e pensar na alimentação: realizar um evento corporativo exige atenção à uma série de detalhes imprescindíveis que, se mal executados, podem custar a reputação da sua empresa perante clientes, acionistas ou público geral.

A melhor maneira de garantir um evento à altura do seu negócio é procurando a ajuda de profissionais ou empresas especialistas na área. Isso porque o evento perfeito é feito, na verdade, com a somatória de um número imenso de ações, cuidados e muitos detalhes. Na verdade, tudo começa muito antes do evento em si:é preciso entender a fundo a necessidade da corporação que precisa do evento, conhecer o público participante, traçar estratégias e preparar tudo para o grande dia.

Existem diversos formatos de eventos profissionais, entre eles: exposições, salões, mostras, feiras, conferências, palestras, simpósios, convenções, congressos, fóruns, oficinas, workshops, inaugurações, lançamentos, entre outros.

Mais do que um dia perfeito, um bom evento corporativo precisa ter a preocupação com o pré e o pós evento, principalmente com relação à convites, inscrições, acomodações e, depois do encontro, feedbacks e agradecimentos. Essa é uma afirmação que pode parecer óbvia, mas infelizmente não é raro encontrarmos empresas que pecam no pré e pós atendimento ao público do seu evento.

O pré-evento precisa contar com etapas referentes ao estudo de briefing, orçamento e a busca pelas melhores soluções. Durante essa etapa, todos os detalhes precisam ficar muito claros e uma parceria é firmada entre o responsável pela empresa que deseja realizar o evento e o organizador do encontro. Fique atento para perceber se o organizador realmente entendeu a sua demanda e exija um check list de todas as atividades a serem realizadas e suas datas. Desta forma, nada sai do controle.

Alguns diferenciais interessantes que uma empresa especialista na organização de eventos corporativos podem oferecer é já ter uma lista de fornecedores confiáveis, além de uma base consolidada de profissionais de casting para recepção e apresentação dos eventos. Ter um bom estoque com itens que podem ser utilizados no dia também ajuda muito.

A empresa organizadora precisa acompanhar a montagem da estrutura, orientar a organização do espaço e fornecer suporte durante todo o encontro. O ideal é ter alguns profissionais com funções pré-definidas e pelo menos um que visite periodicamente todas as áreas para auxiliar em qualquer surpresa que possa acontecer.

Ao final do evento, a equipe ainda precisa realizar uma série de ações, como fazer a lista de agradecimentos, receber as notas fiscais de fornecedores e colher feedbacks.

Uma boa empresa de organização de eventos, no entanto, não deve estar presa apenas a uma lista de obrigações. Ela precisa ser ao mesmo tempo estratégica e criativa, para entender necessidades, analisar cada caso e desenvolver as melhores soluções.

O mercado de eventos corporativos está mostrando muito positivo para 2017. Pesquisa realizada pela Câmara Americana de Comércio (Amcham) mostra que 65% dos profissionais da área entrevistados acreditam que o mercado estará aquecido no próximo ano. Para 67% dos entrevistados, a principal tendência será a realização de eventos com foco na interação entre marcas e público-alvo, através da utilização de aplicativos e tecnologias integradas.

Para ter um evento de qualidade, é preciso trabalhar com uma equipe experiente, que conheça todos os detalhes da empresa e do evento em si. Deve-se investir na busca da perfeição em todos os detalhes, mas sem se esquecer de incluir surpresas e momentos únicos para o público participante. Só assim o seu evento irá representar a sua marca e torná-la inesquecível.

*Por Carol Costa, gerente de Eventos da Neotass, agência brasileira de comunicação que oferece soluções integradas e inovadoras de marketing para seus clientes há mais de 20 anos.