A maior preocupação em qualquer empresa deve ser com o percurso do DINHEIRO.

Afinal, o Empresário investiu ou investirá recursos oriundos de suas economias, do seu patrimônio e deve ter uma expectativa na remuneração destes recursos, ocasionados pela Melhor Gestão do Negócio, para que o mesmo prospere e ofereça o melhor retorno.

Muitas vezes surgem imprevistos, os gastos saem do controle e o empresário acaba buscando recursos/financiamentos no sistema financeiro, ou seja, nos bancos, o que exige o pagamento de juros, muito altos, por eles. Este cenário deve ser evitado, é para isso eu existe o Planejamento, um Plano de Negócio.

No Planejamento será preciso mensurar/determinar valores, quanto custa para o negócio existir: Água, Luz, Telefone, Salários, Impostos, etc. Importante: O que você vai oferecer ou já oferece ao Mercado? Mercadorias, Produtos ou Serviços, é preciso conhecer os Números para que você possa oferecer o que o Mercado solicita/demanda. Você compra Mercadorias, Elabora Produtos, ou Oferece Serviços, quanto preciso para me colocar no mercado, sem “imobilizar” ou manter uma estrutura “inchada” na Empresa? Vender rápido, para renovar e maximizar os recursos!

Para que tenhamos um roteiro de como adequar minha empresa, tabulei algumas questões/observações/considerações vivenciadas em Balcão de Atendimentos, em Palestras e Eventos, com o objetivo de reduzir os riscos do seu Negócio e do Patrimônio Pessoal.

1. A sua empresa está formalizada? Se SIM, OK, Se NÃO, é indispensável regularizar a Empresa. Acredite, você estará ampliando as possibilidades do seu Negócio, e, evitando receber autuações e multas.

2. O Sr/Sra. fez ou está fazendo o Planejamento do Negócio que pretende abrir ou já abriu? Se, SIM> MENSURAR e CONHECER OS VALORES: Quanto custa para a empresa existir, quais são as despesas fixas e variáveis, o que se pretende colocar na prateleira. Se, NÃO> Corra, pois o tempo e o mercado mudam constantemente, você precisa saber onde deseja chegar. É preciso registrar suas intenções empresariais, para que ocorra um acompanhamento destas, para validar ou rever as ações necessárias, enfim, o que você deseja como empresário/a.

3. O Sr/Sra. pratica ou tem consciência da necessidade de se separar as contas da pessoa física das contas da pessoa jurídica? Se NÃO, comece já, o correto é separar, pois usar uma para cobrir a outra vai dificultar a tarefa de organizar a Gestão Financeira da Empresa, comprometendo e se desconhecendo os Resultados do Negócio, além de dilapidar o Patrimônio Pessoal.

4. Qual a composição do Capital que será ou foi empregado no Negócio? È fundamental conhecer e monitorar esta disponibilidade, pois será a ferramenta mais importante para Estruturar a Empresa e trabalhar para conquistar os melhores Resultados.

5. Que Controles Financeiros você utiliza ou pretende utilizar para controlar os números da empresa? Considere o que existe e o que poderá ser implantado sobre: Estoques, Contas a Pagar, Contas a Receber, Conta Corrente, Despesas Fixas, Despesas Variáveis, Fluxo de Caixa, Balanço, Balancete,

6. Sua Empresa já está formalizada, o Sr/Sra. conhece o Resultado? É Lucro ou Prejuízo? Cabe ao Empresário conversar com o seu Contador para a elaboração das Peças Financeiras Contábeis, como: Balanço, Demonstração de Resultados, é preciso conhecer e controlar Gerencialmente os Resultados, sendo Lucro ou Prejuízo.

7. Quantos fornecedores você tem ou pretende ter? E Clientes? O cuidado deve ser grande, pois depender de 1 fornecedor ou 1 Cliente apenas é uma relação perigosa, pois a desistência de um ou de outro poderá levar a empresa ao fechamento, sugiro ter, no mínimo, 3 fornecedores de cada item e infinitos clientes,

8. Será que os recursos financeiros – Capital de Giro – são suficientes para pagar as contas da empresa?

Identificando todas as contas fixas mensais sabe-se por quanto tempo teremos recursos para manter a empresa em atividade, sem vendas. Revisá-las ajudará a manter a estrutura enxuta, adequada às necessidades do negócio.

9. A Empresa tem muitos recebíveis? Qual o perfil destes: Cheques, Cartões, Duplicatas, e quais os prazos? Será que os pagamentos estão atrasando? Ou será que você anda concedendo crédito a clientes que não deveria? Ou você está concedendo muito prazo aos seus clientes? Que política você adota ou adotará em seu negócio?

10. Sua empresa está com estoque em excesso? Estoque parado é recurso imobilizado, com grandes possibilidades de prejuízo. Avalie muito bem o que você está colocando ou colocará na prateleira. Faça um controle detalhado sobre o Giro do seu Estoque.

11. O Estoque está sobrecarregado? SIM! E agora? A maioria das empresas apura este diagnóstico tardiamente, pela ausência de Controle do Giro dos Estoques. Se seu estoque está muito cheio, é hora de fazer uma análise detalhada das saídas e entradas para entender porque isto está acontecendo e pensar em soluções imediatas tais como: colocar certos itens em promoção, rever a composição da prateleira e cancelar a compra de itens estagnados.

12. As vendas estão saindo de acordo com as projeções? Se NÃO, porque isso está acontecendo e o que precisa ser feito para corrigir esse problema? Ao começar uma empresa, pode se chegar a um momento em que se tem a impressão de estar “andando em círculos”, já que não há tempo suficiente para suas obrigações diárias, ou seja, olhar os números da sua empresa, fazer a Gestão do Negócio. Enquanto lida com essa síndrome, você deverá estar atento aos números, isso ajudará a prevenir possíveis crises, antes mesmo que elas aconteçam, com ações corretivas, seja em marketing, na revisão da composição dos produtos, mercadorias ou serviços, política financeira, política de prazos, entre outras.

Seguem abaixo 4 sugestões/orientações que ajudarão no trabalho da Estruturação de Controles, Mensurar Números, enfim, oferece uma Visão Estratégica dos Negócios, para os Empresários ou Candidatos.

A – Faça um plano de contas, com a orientação do Contador
O primeiro passo é lançar cada gasto da empresa em um plano de contas específico. Crie um plano para cada área da empresa, como operacional, marketing, folha de pagamento, papelaria e limpeza.
Com isso, será possível organizar o orçamento necessário a cada uma dessas atividades a cada mês e ao longo do ano.
Depois, todas essas despesas devem ser separadas em duas categorias: as fixas e as variáveis. Assim, quando se o empresário precisar investir ou economizar, saberá onde é possível cortar custos sem prejudicar a operação de seu negócio.

B – Crie indicadores de desempenho
A tática para acompanhar o desempenho da empresa é criar mais uma ferramenta de gestão, os indicadores de desempenho. Eles são divididos em duas áreas: estratégica e operacional.
Para medir o desempenho operacional, o empresário deve listar todas as atividades do dia a dia, como vendas, compras, pagamentos, recebimentos. Esses dados devem ser checados todos os dias.
Já os indicadores estratégicos acompanham as atividades mais amplas, como vendas totais, a rotatividade da empresa, o giro do estoque e o nível de endividamento. São geralmente analisados uma vez por mês, para medir a saúde do negócio.
É importante cruzar esses números. Se o indicador operacional mostrar que fluxo de caixa não foi bem em uma ou duas semanas, o empresário pode olhar o estratégico para saber se esse desempenho é preocupante e em que medida afeta a empresa.
Quando um deles mostrar um problema, o plano de contas ajudará para solucioná-lo e indicará os números para as decisões de correções.

C – Controle o fluxo de caixa
O Fluxo de Caixa reflete o transito dos recursos financeiros de uma empresa. Não raro, ocorre o Caixa Negativo, não significa que o negócio vai mal, apenas que os prazos de recebimentos e pagamentos não estão alinhados.
Constatado que os Prazos, de Compras e Vendas estão incompatíveis, o empresário precisa reorganizar a sua Política de Vendas, reduzindo os Prazos e ainda, negociar a ampliação nos prazos de pagamentos. A conciliação entre Pagamentos e Recebimentos irá refletir a radiografia da disponibilidade financeira da Empresa: Folga ou Ausência de Caixa.

D – Planejar os empréstimos
Se uma empresa não consegue conciliar os pagamentos com os recebimentos, acaba recorrendo a operações bancárias de captação, seja empréstimos ou antecipações de recebíveis para honrar suas obrigações. São justamente as maiores taxas de juros, afetando os Resultados da Empresa.

A melhor técnica é adotar o planejamento financeiro, praticando políticas de prazos de Contas a Pagar e a Receber, projetando fôlego financeiro para pagar empréstimos planejados, sem comprometer o desempenho do Resultado da empresa.

Estou por aqui! Sucesso em suas Ações!
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* é Palestrante, Consultor e Facilitador de Soluções Financeiras, referência em Gestão Empresarial, Empreendedorismo, Cooperativismo e Associativismo.