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Legislação avança e digitalização de documentos fiscais cresce no mercado

São inúmeras as vantagens de armazenar documentos de forma digital, que vão muito além da economia de espaço

A digitalização de documentos torna os processos mais ágeis e seguros, além de permitir a redução de custos e a diminuição dos impactos ambientais de uma empresa. Ao cumprir os pré-requisitos estabelecidos pelo Decreto 10.278, de 18 de março de 2020, todos os documentos digitalizados passam a ter os mesmos efeitos legais da versão física, possibilitando o descarte do documento original em papel assinado, por uma versão totalmente eletrônica certificada de forma digital, com o mesmo valor jurídico. Para que isso ocorra, esses documentos digitais precisam seguir alguns critérios, como por exemplo, a digitalização exata do original e a garantia de sua autenticidade, integridade e validade jurídica, que é realizada por meio das plataformas de certificação digital.
Para garantir que a digitalização e o armazenamento sejam feitos corretamente, a Simpress, empresa especializada no outsourcing de equipamentos de TI, oferece soluções de digitalização inteligente, de forma end to end, ou seja, desde o processo inicial de transformação do documento em formato eletrônico, passando pelo armazenamento, indexação e busca inteligente de informações.

A captura de dados do documento é feita pelo scanner que, por meio de uma digitalização inteligente, transporta as informações necessárias para a plataforma de gestão de documentos Simpress (ECM), que por sua vez, verifica se todos os requisitos necessários constam no documento para que ele tenha validade legal e ocorra a assinatura com certificado digital. Após esse processo, a digitalização já tem validade jurídica e fica disponível para consultas dentro do ECM, podendo o documento físico (impresso em papel) ser descartado.

Além disto, por meio dessas soluções também é possível fazer o controle de vencimentos e a criação de workflows inteligentes entre os departamentos e áreas de aprovação, realizando um compartilhamento de informações direto na nuvem ou na modalidade local (infraestrutura do cliente). Todo esse processo conta com recursos de cyber segurança e criptografia de dados, o que garante maior proteção às informações dos documentos digitalizados, frente aos originais em papel.

Segundo Paulo Theophilo Moreira, diretor de Marketing da Simpress, a solução, que engloba ferramenta, plataformas de gestão, consultoria e suporte também garante mais agilidade no dia a dia das empresas. “Com um único fornecedor, os gestores conseguem reunir recursos inovadores que levam praticidade, modernidade e preservação de documentos importantes para que as empresas não dependam mais de um espaço físico para armazená-los”.

Sobre a Simpress:
A Simpress, provedora de outsourcing de equipamentos e soluções, conta com mais de 1900 funcionários em suas 12 filiais e 400 mil equipamentos espalhados pelos 1600 clientes ativos atendidos pelo país. Sua atuação é voltada para o público corporativo de grandes e médias empresas e conta com uma rede de revendedores atuando no mercado SMB (Small Medium Business).

Sempre em linha com as oportunidades e tendências de mercado, a Simpress aprimorou suas tecnologias e ofertas criando a plataforma SaaS (Simpress as a Solution), na qual é possível centralizar 100% da gestão do parque de equipamento das empresas em um único fornecedor, simplificando o dia a dia de seus clientes com toda sua expertise e infraestrutura tecnológica.

Os produtos que os colaboradores usam no dia a dia do trabalho, tais como notebook, desktop, impressoras, plotters, multifuncionais, smartphones, tablets, scanners, impressoras térmicas, coletores de dados são oferecidos pela Simpress no modelo de outsourcing, rentabilizando melhor o investimento em TI, com total suporte técnico e SLAs garantidos. Seu line-up é completo e dinâmico, o que permite promover a convergência das tecnologias agregando valor ao negócio de quem os contrata.

Os equipamentos são suportados com inovação digital (soluções embarcadas e customizadas) e infraestrutura Simpress, que agregam eficiência e competitividade aos negócios de seus clientes, possibilitando a adoção de processos conectados, escaláveis e inteligentes.

Pelo segundo ano consecutivo, a Simpress, ganhou um selo do GPTW – Great Place to Work, que mensura a satisfação dos funcionários no trabalho, assim como a qualidade de um conjunto de práticas adotadas pela área de RH.
Site: www.simpress.com.br
Facebook: https://www.facebook.com/SimpressOficial/
Linkedin: https://www.linkedin.com/company/simpress/

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